Grazie per il suo messaggio, purtroppo al momento sono fuori ufficio.<\/p><\/blockquote>\n
Questa o simili e-mail automatiche sono certamente note a tutti. La cosiddetta nota fuori ufficio \u00e8 particolarmente pratica quando non si \u00e8 in ufficio. Sia che siate in vacanza, in viaggio d’affari o semplicemente malati. Con poche righe amichevoli, potete informare clienti, partner e colleghi della vostra assenza. Le note di assenza si creano rapidamente con pochi clic e semplificano la comunicazione durante la vostra assenza. Potete indicare in modo specifico le responsabilit\u00e0 fino al vostro ritorno. Le richieste dei clienti non vanno a vuoto e possono ricevere una risposta tempestiva. Il vantaggio per voi: meno richieste e compiti aperti si accumulano nella vostra casella di posta elettronica e il vostro livello di stress non viene messo a dura prova subito dopo il vostro ritorno.<\/p>\n
Contenuto:<\/strong><\/p>\n <\/a><\/p>\n Una nota di assenza in stile 08\/15 “Non ci sono” non ha grandi vantaggi, n\u00e9 per voi n\u00e9 per i vostri clienti. Una buona nota di assenza<\/strong>, invece, fornisce tutte le informazioni importanti<\/strong> di cui clienti, partner commerciali e colleghi hanno bisogno. Queste includono, tra l’altro, il periodo di assenza<\/strong>, il suo sostituto<\/strong> e, se applicabile, il motivo<\/strong>. Con queste informazioni si evitano malintesi<\/strong> e si d\u00e0 alla risposta automatica un ulteriore contatto personale<\/strong>.<\/p>\n Se volete motivare la vostra assenza nella risposta automatica dipende ovviamente da voi. Ma a volte ha senso che i destinatari conoscano il motivo. In questo modo possono decidere da soli se attendere il vostro ritorno con la loro richiesta.<\/p>\n Una nota di assenza specifica \u00e8 pratica quando si \u00e8 in vacanza o in viaggio d’affari. In questo caso si conosce il periodo esatto in cui non si \u00e8 in ufficio e si pu\u00f2 essere raggiunti solo con difficolt\u00e0 o per niente. Una nota di assenza personale fa la differenza anche nel caso di una malattia prolungata, di un congedo parentale, di un anno sabbatico o di un cambio di azienda, per come viene percepita la vostra assenza. Poich\u00e9 non siete disponibili per un periodo di tempo pi\u00f9 lungo, le vostre mail non verranno elaborate da voi. Grazie alle informazioni fornite dalla risposta automatica, clienti e colleghi sanno e possono indirizzare le loro richieste a un’altra persona di contatto.<\/em><\/p>\n A proposito: anche se vi ammalate con poco preavviso, una notifica di assenza aiuta a comunicare la vostra assenza.<\/p>\n <\/a><\/p>\n Nota:<\/strong> Lavoriamo con Office\/Microsoft 365 (versione 2005, build 12827.20268 click-and-lose).<\/p>\n<\/div>\n <\/a><\/p>\n La risposta automatica aiuta a comunicare importanti questioni organizzative. \u00c8 necessario prestare particolare attenzione ai seguenti punti:<\/p>\n \u00c8 possibile impostare un messaggio fuori ufficio per un’ora non specificata o specificare una data esatta comprensiva dell’ora. In questo modo, \u00e8 possibile definire il periodo di tempo in cui il messaggio di assenza deve essere inviato. Pensate quindi in anticipo alla finestra temporale della vostra assenza e comunicatela (se possibile) nella vostra risposta automatica.<\/p>\n Outlook offre la possibilit\u00e0 di inviare due testi diversi come risposta automatica. Ci\u00f2 consente di distinguere tra destinatari interni (all’interno della mia organizzazione<\/span>) ed esterni (fuori dalla mia organizzazione<\/span>).<\/p>\n Se vi date del tu all’interno dell’azienda, potete utilizzarla anche per i vostri messaggi interni fuori ufficio. Prestate quindi particolare attenzione alla formulazione e alla firma corretta per i rispettivi destinatari del messaggio.<\/p>\n Le aziende che operano a livello internazionale dovrebbero scrivere le note di assenza in due lingue. Naturalmente, ci\u00f2 pu\u00f2 dipendere anche dal reparto in cui si lavora. Soprattutto se lavorate nel servizio clienti o nelle vendite, potreste essere in contatto con persone che parlano lingue straniere. In questo caso, le versioni bilingue sono molto utili.<\/p>\n Inoltre, \u00e8 necessario affrontare la questione dell’“Accesso alla casella di posta elettronica”<\/strong>. Se avete creato voi stessi degli appuntamenti, questi non possono essere spostati da altri in vostra assenza, a meno che non abbiate creato un sostituto per la casella di posta elettronica (di cui parleremo tra poco), cosa che ovviamente va fatta prima.<\/p>\n Se volete rispondere personalmente alle e-mail nonostante la lontananza, avete naturalmente bisogno di un accesso a Internet mentre siete in viaggio. Tuttavia, ci\u00f2 che sembra banale pu\u00f2 diventare rapidamente un ostacolo: Le funzioni di roaming disattivate, le reti wireless scadenti o le tariffe dati estere oscenamente costose hanno gi\u00e0 sorpreso molti manager, anche se, almeno a livello europeo, non ci sono pi\u00f9 grandi trappole di costo di cui preoccuparsi.<\/p>\n Il passo successivo consiste nel chiarire se esiste un sostituto per il periodo di assenza. Se c’\u00e8, deve essere nominato nella nota di assenza, includendo i dettagli di contatto. Soprattutto se non si ha accesso alla posta elettronica per un periodo di tempo prolungato, \u00e8 opportuno organizzare un sostituto. Per i colleghi, il nome<\/strong> e l’indirizzo e-mail<\/strong> sono di solito sufficienti. Per i clienti, \u00e8 meglio avere anche un numero di telefono<\/strong>, in modo da poter chiarire i dubbi il pi\u00f9 rapidamente possibile.<\/p>\n Non avete una rappresentanza? Allora trasmettete questa informazione anche ai vostri clienti e partner commerciali e, soprattutto, indicate l’ora in cui tornerete in ufficio. Per fornire ancora un valore aggiunto ai destinatari della vostra nota fuori ufficio, dovreste includere le informazioni generali di contatto della sede centrale dell’azienda<\/strong> o del vostro reparto sovraordinato<\/strong>. Forse le richieste di informazioni possono essere esaudite in questo modo senza la vostra assistenza.<\/p>\n Le vostre e-mail vengono inoltrate automaticamente a un collega? Allora dovreste comunicarlo anche voi. In questo modo, il destinatario sa che non deve inviare nuovamente la posta al collega. Se non avviene l’inoltro, \u00e8 bene scriverlo anche nella nota di uscita dall’ufficio e indicare specificamente i dati di contatto del vostro sostituto anche in questo caso. In questo modo, la persona all’altro capo sa che pu\u00f2 sempre contattare qualcun altro per le sue preoccupazioni.<\/p>\n .<\/p>\n Se si desidera che il mittente riceva una notifica di inoltro<\/strong> dell’e-mail inviata in aggiunta al normale messaggio fuori sede, \u00e8 necessario attivare il campo Risposta con<\/span>. Fare clic su Modelli<\/span> per aprire una finestra di messaggio vuota. Inserire un testo di messaggio appropriato<\/strong> e aggiungere un oggetto<\/strong>. Lasciare vuoto il campo A<\/span>.<\/p>\n Naturalmente, \u00e8 possibile inoltrare anche i messaggi di mittenti molto specifici, ad esempio se si sa che alcuni clienti invieranno documenti importanti in vostra assenza. Per farlo, aggiungete gli indirizzi e-mail corrispondenti<\/strong> in cima al campo Da<\/span>.<\/p>\n Con una regola di assenza<\/strong> si pu\u00f2 anche specificare che solo i messaggi su un certo argomento vengono inoltrati alla persona responsabile. In questo modo, il vostro sostituto riceve solo i messaggi veramente importanti e non viene sommerso da e-mail “non importanti” (ad esempio, le newsletter a cui vi siete iscritti). A tal fine, inserire un termine corrispondente<\/strong> nel campo “Oggetto”<\/span> o “Testo del messaggio”<\/span>.<\/p>\n<\/div>\n <\/a><\/p>\n Abbiamo scritto i nostri esempi di formulazione per sei diverse occasioni e abbiamo cercato di includere anche note di assenza generali. Scegliete semplicemente un modello adatto e adattatelo alle vostre esigenze personali!<\/p>\n Il nostro consiglio:<\/strong> Adattate la risposta automatica al gruppo di destinatari e inviate una nota di assenza diversa internamente rispetto all’esterno. Con i nostri pratici moduli di testo, vi offriamo la possibilit\u00e0 di comunicare la vostra assenza in modo rapido e semplice, senza alcun malinteso.<\/p>\n Cari colleghi,<\/p>\n Grazie per il vostro messaggio. Questa \u00e8 una risposta automatica perch\u00e9 al momento non sono in casa. La preghiamo di notare che la sua e-mail non verr\u00e0 elaborata. Vi risponder\u00f2 al mio ritorno.<\/p>\n Per qualsiasi domanda, contattare Max Mustermann.<\/p>\n Tanti saluti Cari colleghi,<\/p>\n Sar\u00f2 fuori ufficio dal D. al GG.MM.YYYY<\/span> e non avr\u00f2 accesso alla mia posta elettronica durante questo periodo. A partire da D.MM.YYYY<\/span> sar\u00f2 di nuovo personalmente disponibile e mi occuper\u00f2 delle vostre richieste.<\/p>\n Tanti saluti Cari colleghi,<\/p>\n Sar\u00f2 fuori casa fino a D.MM.YYYY<\/span> compreso. Durante questo periodo, le mie e-mail non saranno inoltrate n\u00e9 riceveranno risposta. In caso di urgenza, si prega di contattare il mio sostituto Max Mustermann<\/span>.<\/p>\n Tanti saluti Cari colleghi,<\/p>\n Sar\u00f2 fuori ufficio il D.MM.YYYY<\/span>. In caso di urgenza, si prega di contattare i seguenti colleghi:<\/p>\n Gamma A<\/span>: Max Mustermann<\/span>. Tanti saluti \n<\/div>\n Cari colleghi,<\/p>\n Sar\u00f2 in viaggio d’affari dal D.MM.YYYY<\/span> e avr\u00f2 un accesso limitato alla mia posta elettronica. In casi urgenti potete contattarmi telefonicamente al numero +49 1234 56789<\/span>. A causa del fuso orario, posso essere raggiunto telefonicamente solo tra XX:XX – XX:XX h<\/span>.<\/p>\n Tanti saluti \n<\/div>\n Cari colleghi,<\/p>\n Da D. a DD.MM.YYY<\/span> sar\u00f2 in vacanza. In caso di urgenza, vi prego di contattare i miei colleghi Max Mustermann<\/span> o Marie Musterfrau<\/span>. A partire dal D.MM.YYY<\/span> sar\u00f2 di nuovo personalmente disponibile e vi fornir\u00f2 un feedback.<\/p>\n Divertitevi.<\/p>\n Tanti saluti \n<\/div>\n Cari colleghi,<\/p>\n Sono malato con breve preavviso e probabilmente sar\u00f2 di nuovo disponibile in ufficio a partire dal D.MM.YYY<\/span>. In caso di urgenza, si prega di contattare Max Mustermann<\/span>.<\/p>\n Tanti saluti Cari colleghi,<\/p>\n A causa di una lunga malattia, non sono attualmente presente nell’edificio. Durante questo periodo, le mie e-mail saranno inoltrate al mio vice Max Mustermann<\/span> ed elaborate.<\/p>\n Grazie per la vostra comprensione.<\/p>\n Tanti saluti \n<\/div>\n Cari colleghi,<\/p>\n a partire dal D.MM.YYY<\/span> lavorer\u00f2 a tempo pieno e a tempo parziale come mamma\/pap\u00e0<\/span> per il momento. Poich\u00e9 sar\u00f2 dipendente dal cambio dei pannolini, Max Mustermann<\/span> sar\u00e0 al vostro fianco per le domande relative al mio campo.<\/p>\n Auguro a voi (e a me) un periodo senza stress.<\/p>\n Tanti saluti Cari colleghi,<\/p>\n Sto per avere un bambino e sar\u00f2 in congedo parentale a partire dal D.MM.YYYY<\/span>. Durante questo periodo, sar\u00f2 sostituita dal mio collega Max Mustermann<\/span>. Probabilmente riprender\u00f2 il mio lavoro il D.MM.YYYY<\/span>.<\/p>\n Vi auguro il meglio.<\/p>\n Tanti saluti \n<\/div>\n Cari colleghi,<\/p>\n Mi sono preso un piccolo anno sabbatico dalla mia vita lavorativa quotidiana. Il mio anno sabbatico inizia il D.MM.YYYY<\/span> e termina il D.MM.YYYY<\/span>. Durante questo periodo, si prega di contattare:<\/p>\n Gamma A<\/span>: Max Mustermann<\/span>. Grazie per la vostra comprensione.<\/p>\n Tanti saluti Cari colleghi,<\/p>\n Sto trascorrendo un anno sabbatico in America<\/span>. Per assicurarsi che tutto fili liscio in ufficio, Max Mustermann<\/span> si occupa dei miei compiti.<\/p>\n Tutto il meglio e a presto \n<\/div>\n Cari colleghi,<\/p>\n Purtroppo ho lasciato l’azienda. Vorrei ringraziarvi per la grande collaborazione.<\/p>\n Per i miei argomenti, contattare Max Mustermann<\/span>.<\/p>\n Tutto il meglio P.S.: Rimanete aggiornati tramite LinkedIn<\/span> e\/o<\/span> Xing<\/span>.<\/p>\n \n<\/div>\n<\/div><\/div><\/div>\n Gentili signore e signori,<\/p>\n Grazie per il suo messaggio. Questa \u00e8 una risposta automatica in quanto non sono in casa. La preghiamo di notare che la sua e-mail non verr\u00e0 elaborata. Al mio ritorno mi metter\u00f2 in contatto con voi. In caso di urgenza, la prego di contattare il mio collega:<\/p>\n Max Mustermann<\/strong><\/span> Cordiali saluti Gentili signore e signori,<\/p>\n Grazie per il suo messaggio. Sar\u00f2 fuori ufficio da D. a DD.MM.YYYY<\/span> e non avr\u00f2 accesso alla mia posta elettronica durante questo periodo. Le vostre richieste non saranno inoltrate.<\/p>\n In casi urgenti, si prega di contattare il mio sostituto Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789)<\/span>. A partire da D.MM.YYY<\/span> risponder\u00f2 al vostro messaggio e-mail il prima possibile.<\/p>\n Cordiali saluti Gentili signore e signori,<\/p>\n Grazie per il suo messaggio. Nei giorni D.MM.YYYY<\/span> non sar\u00f2 disponibile in ufficio e avr\u00f2 accesso limitato alla mia casella di posta elettronica. In caso di urgenza, la prego di contattare i seguenti colleghi:<\/p>\n Gamma A<\/span>: Max Mustermann, M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789<\/span>.\n
Cosa fa di una buona nota fuori ufficio?<\/h2>\n
![\"Si](\"https:\/\/www.onlineprinters.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Step-6.jpg\")
<\/p>\nPossibili occasioni<\/h3>\n
Creare una nota di assenza in Outlook<\/h2>\n
\nPer creare una nota fuori ufficio in Outlook, \u00e8 necessario accedere alle informazioni dell’account. A tale scopo, fare clic su File<\/span>. Fare quindi clic sul campo Risposta automatica (Fuori ufficio)<\/span>. Nella finestra di dialogo che segue, \u00e8 possibile definire il testo esatto del messaggio fuori ufficio; utili esempi di formulazione si trovano qui<\/a>.<\/p>\nConsigli per una nota di assenza di successo<\/h2>\n
Quanto dura l’assenza?<\/h4>\n
![\"Uno](\"https:\/\/www.onlineprinters.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Step-2.jpg\")
<\/p>\nComunicare in modo diverso all’interno e all’esterno?<\/h4>\n
![\"Scheda](\"https:\/\/www.onlineprinters.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Step-3.jpg\")
<\/p>\nInternazionalizzazione<\/h4>\n
Cosa succede alle e-mail in entrata?<\/h4>\n
Chi si occupa dell’area di responsabilit\u00e0?<\/h4>\n
Le richieste saranno inoltrate?<\/h4>\n
Inoltro automatico dei messaggi di posta elettronica in Outlook<\/strong><\/h5>\n
![\"Screenshot](\"https:\/\/www.onlineprinters.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Step-4.jpg\")
\n\u00c8 possibile impostare l’inoltro della posta elettronica facendo clic sul campo “Regole…”<\/span> in basso a sinistra della finestra Out of Office e poi su “Aggiungi regola…”<\/span>. A questo punto, creare trattamenti individuali per i messaggi di posta in arrivo.<\/p>\nInoltrare tutti<\/em> i messaggi<\/strong><\/h5>\n
![\"Schermata](\"https:\/\/www.onlineprinters.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Step-5.jpg\")
<\/strong>
\nSi desidera che tutti i messaggi vengano inoltrati? Allora attivate il campo Inviati direttamente a me<\/span>. Se si desidera inoltrare anche tutti i messaggi che si ricevono in copia (Cc), \u00e8 necessario selezionare anche il campo Copia (Cc a me)<\/span>. Selezionare quindi la voce Inoltra<\/span> e inserire l’indirizzo e-mail del proprio sostituto<\/strong>.<\/p>\nInoltrare messaggi da mittenti specifici<\/em><\/strong><\/h5>\n
Inoltrare solo messaggi su argomenti specifici<\/em><\/strong><\/h5>\n
Nota di assenza adeguata: modelli gratuiti<\/h2>\n
Modelli interni<\/strong><\/h3>\n
1<\/span>Generale<\/span><\/h2><\/div>\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n
\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n
\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n
\n
\nGamma B<\/span>: Donna campione di Maria<\/span>.
\nGamma C<\/span>: Melanie Musterfrau<\/span>.<\/p>\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n2<\/span>Viaggio d'affari<\/span><\/h2><\/div>\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n3<\/span>Vacanze<\/span><\/h2><\/div>\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n4<\/span>Malattia<\/span><\/h2><\/div>\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n
\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n5<\/span>Congedo parentale<\/span><\/h2><\/div>\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n
\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n6<\/span>Anno sabbatico<\/span><\/h2><\/div>\n
\nGamma B<\/span>: Donna campione di Maria<\/span>.
\nGamma C<\/span>: Melanie Musterfrau<\/span>.<\/p>\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n
\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n7<\/span>Cambio azienda<\/span><\/h2><\/div>\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\nModelli esterni<\/strong><\/h3>\n
1<\/span>Generale<\/span><\/h2><\/div>\n
\nM.Mustermann@onlineprinters.com<\/span>
\n+49 1234 56789<\/span><\/p>\n
\nCognome Mich\u00e8le
\n<\/span>.<\/p>\n
\n
\nCognome Mich\u00e8le
\n<\/span>.<\/p>\n
\n
\nGamma B<\/span>: Marie Musterfrau, M.Musterfrau@onlineprinters.com, +49 1234 56789<\/span>
\nGamma C<\/span>: